Aus vielen Dateien ein Dokument machen – so geht es

Ob bei der Bewerbung für eine neue Stelle oder bei der Präsentation eines neuen Projektes – für eine umfassende Dokumentation gilt es oftmals viele verschiedene Dateien zusammenzufügen. Doch wie genau das zu bewerkstelligen ist, darüber streiten sich die Beteiligten manchmal. Soll man die einzelnen Dateien in eine Textdatei einfügen, mit allen Risiken, die damit verbunden sind? Oder gibt es nicht auch bessere Lösungen, die weniger Nerven und vor allem weniger Zeit beanspruchen? Mit dieser Frage beschäftigen wir uns hier. Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie aus einer Vielzahl von einzelnen Dateien ein gut sortiertes und perfekt lesbares Dokument erstellen können.

PDF als Grundlage

Wir gehen zunächst davon aus, dass die entsprechenden Dateien im PDF-Format vorliegen. Wie die Abkürzung schon sagt, handelt es sich dabei um das „Portable Document Format“, also ein tragbares Format für Dateien. Egal auf welchem Rechner man eine PDF-Datei öffnet, sie wird immer gleich dargestellt. Das gilt für Computer und Laptops ebenso wie für die heute sehr weit verbreiteten tragbaren Geräte wie Smartphones oder Tablets. Auch auf diesen Geräten lassen sich PDF-Dateien optimal anzeigen und lesen. Entsprechend wichtig ist es, Bilder und Texte in das PDF-Format zu konvertieren, wenn man sie später zu einem einzigen Dokument zusammenführen will.

Nachdem die Dokumente einmal gesammelt wurden, müssen sie gegebenenfalls in die richtige Reihenfolge gebracht werden. Dies ist besonders wichtig, wenn die Dokumente automatisch zu einem großen Dokument zusammengefügt werden sollen. Die richtige Reihenfolge innerhalb eines Ordners kann erreicht, indem man die Dokumente nummeriert. Das muss allerdings nicht heißen, dass man alle anderen Angaben aus dem Dateinamen entfernt. Man kann einfach die Nummer für die Reihenfolge den restlichen Angaben voranstellen – und schon erscheinen alle Dateien in jener Reihenfolge, in der sie letztlich auch als gesamtes Dokument erscheinen sollen.

Keine weitere Software nötig

Wer jetzt denkt, dass für die weitere Verarbeitung zusätzliche Software benötigt wird, der irrt. Natürlich kann man sich Programme wie Adobe Acrobat oder Adobe Photoshop auch online kaufen. Viel einfacher ist es aber heute, die Dateien mit Tools aus dem Internet zusammenzufügen. So gibt es von Adobe ein browser-basiertes Tool, mit dem man sehr schnell lernen kann, wie man PDF-Dateien zusammenführt. Wenn man seine Ausgangsdateien gut sortiert zur Hand hat, ist das Zusammenfügen in wenigen Sekunden erledigt.

Das Online-Tool von Adobe kann überdies noch mehr als einfach nur die vorbereiteten Dateien zusammenzufügen. Sind die Dateien einmal hochgeladen, kann man immer noch die Reihenfolge der Seiten so anpassen, dass das Dokument danach bestens aussieht. Das kann besonders dann interessant werden, wenn man für verschiedene Zwecke unterschiedliche Versionen desselben Dokuments benötigen sollte. Gerade bei Bewerbungen für eine neue Stelle sind die Erwartungen der Arbeitgeber nicht immer genau gleich. Entsprechend kann man die Darstellung seiner Bewerbungsmappe so auch in der Reihenfolge variieren.

Zeit und Nerven sparen

Die Wege, die man bisher für solche Aktionen einschlagen musste, waren mitunter recht holprig. Das Einfügen von gescannten PDFs oder anderen Dateien in ein Textdokument ist und war schon immer eine große Herausforderung. Wer die verschiedenen Funktionen der Programme wie zum Beispiel MS Word nicht auswendig kennt, hat das Gefühl, mit jeder hinzugefügten Datei sein bisher so schön perfekt gestaltetes Dokument durcheinander zu bringen. Wie man eine PDF-Datei oder zumindest einen Screenshot davon perfekt in ein Textdokument einfügt, ist für viele Anwender ein Mysterium, dem sie wohl nie auf die Schliche kommen werden.

Die Probleme, die mit der Erstellung eines großen Dokuments verbunden sind, treten meist dann auf, wenn man es gerade nicht braucht. Eigentlich möchte man nur noch rasch alle gesammelten Dokumente zusammenfügen. Doch genau in diesem Moment gelingt nichts mehr und die Darstellung scheint sich jedes Mal zu verzerren, wenn man ein weiteres PDF in die Datei einfügen will. Genau in diesem Moment die Ruhe zu bewahren ist eine hohe Kunst, die längst nicht jeder und jede beherrscht.

Verschiedene Verwendungszwecke

Wie bereits erwähnt, kann man Lösungen zur Vereinigung von PDF-Dateien zu verschiedenen Zwecken einsetzen. Ein möglicher Verwendungszweck ist dabei die Bewerbung für einen neuen Job. Je nach Anforderungen seitens des Arbeitgebers gilt es dabei diverse Dateien einzureichen, vom Lebenslauf über das Anschreiben bis hin zu allerlei verschiedenen Qualifikationen, die für die neue Stelle erforderlich sind. Diese alle einzeln in einer E-Mail zu verschicken, ist allerdings nicht immer die beste Lösung. Viel zu einfach geht dabei der Überblick verloren, beim Absender, beim Empfänger oder im schlimmsten Fall gleich bei beiden.

Wer in einem Verein aktiv ist, sieht sich immer mal wieder mit der Vorbereitung gewisser Anlässe konfrontiert. Für die Jahresversammlung gilt es beispielsweise verschiedenste Berichte und Ausblicke zu einem Dokument zusammenzuführen, das man dann den Mitgliedern vorzulegen hat. Heute soll dies natürlich in einer Form erfolgen, mit der sich die Dateien auch papierlos darstellen lassen. Denn viele Menschen ziehen es heute vor, Dokumente elektronisch zu betrachten und verzichten gerne auf stapelweise Papier, das später ohnehin wieder entsorgt werden muss. Das PDF-Format ist in dieser Hinsicht ideal, sofern man denn die nötige Übersicht in die Dokumente bringt.

Mühseliges Suchen war gestern

Die Suche nach gewissen Informationen auf einer Festplatte kann schnell einmal zum Spießrutenlauf werden. Man muss sich zuerst einmal im Klaren sein, in welcher Datei man die entsprechende Information suchen sollte. Fasst man hingegen Informationen aus verschiedenen Dateien in einem großen PDF-Dokument zusammen, ist die Suche wesentlich einfacher. Das funktioniert natürlich nur bei jenen Dateien, die aus Text bestehen. Doch zumindest bei jenen Dateien kann man so eine ansonsten recht mühsame Suche deutlich einfacher gestalten. Das wiederum spart Zeit, die man für andere Dinge nutzen kann. Ob es sich dabei um Zeit bei der Arbeit oder in der Freizeit handelt, spielt nicht einmal eine so große Rolle.

Mit der Möglichkeit, PDF-Dateien freier zu gestalten, hat man in vielerlei Hinsicht eine neue Flexibilität gewonnen – das gilt auch für das private Leben ebenso wie im beruflichen Alltag. Aus dem einst so starren Format ist nun eine Darstellungsform geworden, die sich problemlos an veränderte Anforderungen anpassen lässt. Die große Stärke des PDF-Formats ist dennoch erhalten geblieben. Man kann Informationen so transferieren, dass sie auf vielen verschiedenen Geräten genau gleich gut lesbar sind und bleiben.